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Wiki ist hawaiianisch und bedeutet: schnell.

Wiki ist zunächst nichts anderes als eine normale Website, auf der man über eine Homepage den Einstieg findet. Dann kommt aber der Unterschied: Gerade beim Bearbeiten bewahrheitet sich das Wort „schnell“. Änderungen können sofort online über ein Bearbeitungsfenster vom Benutzer vorgenommen werden. Querverweise und Unterseiten werden direkt am Bildschirm geändert und ergänzt. Mit der Zeit entsteht eine regelrechte Seitensammlung von Beiträgen, die über Links miteinander verbunden sind.

Als eine Art „CMS“ mit offenem Zugriff fungiert ein Wiki zum einen für die Öffentlichkeit im Web (z. B. Wikipedia), organisationsintern  (z.B. als Intranet) oder auf einzelnen Rechnern (zur Informations-organisation). Unternehmen setzen Wikis meist im Intranet ein und können dort auch spezielle Zugriffsrechte für deren Nutzung organisieren.

Die Idee hinter Wiki: Ideenorganisation, gemeinschaftliches Arbeiten, Erfahrungsaustausch, Wissensschatz = kollektive Intelligenz schaffen – und das alles möglichst schnell und komplikationsfrei. Aus diesem Grund können Wikis grundsätzlich ohne besondere Software und kostenfrei erstellt werden (www.wikia.com/Special:CreateNewWiki).


Vorteile
eines WIkis

Zeitunabhängige Wissensdatenbank, in der auch große Informationsbestände übersichtlich angeordnet und schnell aktualisiert werden können.

Minimum an technischem Aufwand: www.mediawiki.org – hier gibt es die Original-Software des Wikipedia als kostenlosen Open-Source-Code, technische Voraussetzung ist nur ein Webbrowser. Externe und interne Mitarbeiter können über Ländergrenzen hinweg darauf zugreifen, ohne dass erst eine spezielle Software installiert werden muss.

Sinnvoller Einsatz im Web: Informationsplattformen, auch zu speziellen Themen, sind ein umfassender Datenpool und werden von der Öffentlichkeit immer mehr erweitert. Hohe Nutzerzahl sorgt für Wahrheit und Neutralität.

Special Interest Wikis = Fanwikis konnten sich etablieren. (Bsp.: Sherlock Holmes – Wiki)

Sinnvoller Einsatz bei Projekten  = Projektteilnehmer tauschen sich aus und sammeln ihre Ideen und Resultate.

Sinnvoller Einsatz innerhalb Abteilungen = Abteilungswissen/Know-how wird gesammelt und gespeichert Fragen/Fehler können reduziert werden. Abwanderung von Leistungsträgern hinterlässt keine großen Wissenslöcher.


Nachteile
eines Wikis

Je höher die Nutzerzahl um so verlässlicher der Wahrheitsgehalt der Informationen. Mit einem Rechte-Management für einen kleineren Nutzerkreis kann sichergestellt werden, dass nur qualitativ gesicherte Informationen Eingang ins Wiki finden.

Wichtige Aspekte können verloren gehen, wenn allzu forsch bestehende Einträge abgeändert werden. Eine stete und rege gegenseitige Kontrolle der Beiträge ist daher Voraussetzung für ein funktionierendes Wiki.

Damit unternehmensinterne Daten nicht in ungewünschte Hände geraten, muss eine kostenlose Software wie Media Wiki mit einem Passwortschutz nachgerüstet werden.

Dateien und Office-Dokumente lassen sich nicht ohne weiteres in ´normale´ Wikis einbinden. Spezielle Firmen-Wikis wie Google Jotspot, Teampage oder Confluence bieten hier Abhilfe. Diese sind auch in der Lage, Vorversionen eines Eintrags abzuspeichern, was gerade bei unpassenden Änderungen wichtig ist. Confluence hat darüber hinaus den Vorteil, dass es neben PDF-Dokumenten auch Word-, Excel und PowerPoint-Dateien akzeptiert.

Viele Unternehmen benutzen inzwischen Plattformen wie Microsoft Sharepoint für ihre Projektarbeit und Verknüpfung von Interessensgruppen. Insbesondere die aufgeführte Problematik beim Einspielen von Dateien und Office-Dokumenten tritt hier nicht auf dank des sog. Office-Connectors. Im eigentlichen Sinne handelt es sich bei Sharepoint um kein Wiki sondern um eine Enterprise Collaboration Plattform, in die das Firmen-Wiki Confluence eingebunden werden kann.


Fazit

Gerade durch die schnelle Bearbeitbarkeit werden Mitarbeiter angeregt, ihr Wissen zu teilen und – was inzwischen beinahe noch wichtiger ist – dieses der ´Nachwelt´ zu erhalten. Negative Effekte durch Fluktuation und Abwanderung können so gemildert werden.

Für neue Mitarbeiter wird es leichter, sich in bestehende Prozesse hineinzuarbeiten.

Kosten und Nutzen für den Erwerb eines Firmen-Wikis bis hin zum MS Share Point aus den genannten Gründen heraus, müssen abgewogen werden.

Fan-Wikis bieten sich gerade für Firmen an, die beispielsweise große Spiele-Reihen mit einer breiten Community weiterentwickeln wollen.

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